Sistem Operasional Manajemen Gudang
Banyak frekuensi kasus yang terjadi dalam penanganan manajemen gudang, pada umumnya mereka tidak memahami sistem operasional manajemen gudang yang tepat. Kesimpulan ini didapat karena mereka dengan penuh keyakinan menceritakan jalannya operasional gudang yang berlaku tanpa ada pendapat tentang sistem yang berjalan saat ini. Ada sebagian kecil yang telah memahami adanya penyebab selisih stock dengan memberikan usulan ketika observasi dan wawancara dilakukan. Melalui action learning dalam memberikan pemahaman maka mereka bisa menemukan sendiri faktor penyebab selisih stock digudang. Action learning memudahkan mereka untuk memahami sistem operasional manajemen gudang yang keliru, memperbaiki sistem manajemen gudang dan mengurangi penolakan ketika melakukan implementasi perbaikan. Setiap langkah perbaikan gudang yang dilakukan atas inisitaif dan pendapat mereka, pihak konsultan mengarahkan dengan pertanyaan yang tepat sehingga mereka mampu menghasilkan ide perbaikan gudang yang diharapkan. Dengan demikian, mereka melakukan perbaikan gudang atas dasar pendapat mereka sendiri.
Hal yang tak kalah penting adalah masalah kebijakan yang diterapkan. Toleransi atas kejadian selisih stock akan membuat pengawas gudang bekerja dengan nyaman dan tidak memandang masalah selisih stock sebagai masalah yang perlu dicarikan solusinya. Dalam penanganan manajemen gudang, konsultan gudang menyarankan agar dilakukan tindakan tegas atas kejadian selisih stock. Bukan permasalahan nilai selisihnya yang mungkin kecil tetapi dampak pada service atau pelayanan kepada pelanggan, perusahaan tidak dapat menepati janji dalam mengirimkan barang sesuai dengan pesanan.
Langkah awal yang perlu dilakukan konsultan gudang adalah membentuk keyakinan pada pekerja bahwa kejadian selisih stock adalah kesalahan yang berakibat fatal pada image perusahaan. Pelayanan ke pelanggan menjadi kurang baik. Kita mampu bekerja tanpa selisih manakala kita telah meyakini bahwa sistem manajemen gudang yang diterapkan sudah tepat dimana kita tidak bisa lagi menemukan celah terjadinya selisih stock. Proses ini membutuhkan waktu, sampai seluruh karyawan gudang dapat memahami bahwa mereka mampu bekerja tanpa selisih. Merekapun bersedia untuk mengganti barang apabila terjadi selisih. Setelah ditumbuhkan keyakinan, maka cara kerja sistem operasional manajemen gudang dan sistem penataan barang diubah untuk dapat memenuhi sebagai sistem yang tepat diimplementasikan. Hasilnya adalah gudang dengan 14.000 item spareparts mampu menunjukkan kinerjanya tanpa selisih stock, termasuk setelah 2 tahun kami sebagai konsultan manajemen tidak lagi melakukan supervisi. Kami mendapatkan laporan dari rekan accounting kami yang masih melanjutkan kontrak kerja supervisinya.
Dalam melakukan identifikasi penyebab selisih maka perlu dilakukan deteksi faktor penyebab selisih dari sumber penyebab selisih yaitu :
1. proses penerimaan barang
2. barang rusak dalam penyimpanan dan sistem penanganan dan pencatatanya.
3. Proses pengeluaran barang
4. Proses Opname barang
5. Peluang barang hilang selama dalam penyimpanan.
Pihak manajemen bersama konsultan melakukan identifikasi tentang faktor penyebab terjadinya masalah dalam sistem operasional gudang. bukan menyalahkan pada penanggung jawab gudang atau pekerjanya tetapi lebih fokus pada faktor penyebab penyimpangan. Dengan melakukan tindakan ini maka manajemen mendapat dukungan penuh dari karyawan sehingga mampu mengidentifikasi detail penyebab masalah dalam sistem operasional gudang.
Sumber :
http://etalenta-pt.blogspot.com/p/warehouse.html
http://konsultanwarehouse.com
