Diskusikan tentang persoalan seputar kartu stock dan presentasikan langkah perbaikan apa saja yang dibutuhkan agar informasi catatan persediaan dapat dijamin up to date.
- Ada apa dengan kartu stock ini ?
- Mengapa pihak management tidak menyetujui untuk diterapkannya sistem komputerisasi dalam pengendalian stock ?
- Apakah karyawan tidak mengerti untuk mencatat barang masuk dan keluar barang ke dan dari gudang ?
- Mengapa karyawan tidak disiplin dalam membuat catatan persediaan ?
- Sudah tepatkah cara penempatan kartu stock tersebut ?
- Mengapa hanaya ada satu kartu stock disana ?
- Apakah item barang yang ditempatkan adalah sama ?
- Ataua kartu stock sedang dibawa karyawan gudang ?
- Konsekuensi apakah yang terjadi apabila penempatan kartu stock seperti itu ?
- Sebutkan konsekuensi positif dan negatifnya ?
Barcode, Solusi Permasalahan Stock
Distributor garmen memandang perlu untuk dilakukannya pembenahan sistem manajemen sehingga dapat melakukan kontrol atas persediaannya. Kontrol persediaan ini akan sangat membantu dalam memberikan pelayanan kepada pelanggannya. Dengan pengendalian stock, maka pihak manajemen mampu memberikan kecepatan pelayanan, kepastian janji dalam mengirimkan barang kepada pelanggan. Dengan melakukan pengendalian stock, maka pihak manajemen dapat melakukan analisa produk lebih baik dan mampu melakukan pengadaan barang dengan lebih baik.
Pihak manajemen membutuhkan relokasi toko dan gudang. Berharap memiliki toko yang cukup luas dan gudang yang mampu menampung barang dagangannya. Kondisi saat ini barang ditempatkan di 3 lokasi gudang yang berbeda. Warehouse management consultant diminta memberikan bantuan dalam melakukan pengaturan layout penempatan barang di lokasi yang baru. Pemilik bisnis menghendaki untuk akurasi data stock dan menghindari kekeliruan dalam mengidentifikasi barang , menerapkan sistem barcode. Namun juga memberikan pesan agar semua dihitung tingkat efisiensinya sebelum menerapkan sistem. Warehouse management consultant diharapkan dapat memberikan solusi yang tepat agar tercipta pelayanan yang memuaskan dan biaya yang efisien.
Penggunaan barcode apakah suatu solusi yang terbaik ? biaya barcode bisa mencapai Rp 34,- per pcs dan perlunya tenaga tambahan untuk menempelkan barcode tersebut. Selama ini kode barang tidak pernah dibuat. Kode hanya berupa kode harga agar tidak terjadi kesalahan dalam memberikan harga kepada pelanggan. pemberian kode selama ini dengan menggunakan spidol saja dan hanya 4 digit saja. Penulisannya dituliskan pada plastik pembungkus bajunya. Apabila menggunakan barcode tentunya membutuhkan waktu lebih lama dalam memasangnya. Suatu permintaan yang dijawab sendiri oleh pemilik bahwa sistem barcode tidaklah efisien. Warehouse managegement consultant dibutuhkan untuk memberikan pertimbangan yang tepat dan mengajukan alternatif yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Tentu saja penggunaan spidol jauh lebih efisien dari segi biaya dan jauh lebih cepat dari sisi pengerjaan tetapi resiko tidak bisa melakukan pengendalian yang cukup besar.
Pihak manajemen memberikan informasi bahwa selama ini tingkat keuntungan dalam penjualan sudah sangat tipis. Belum lagi adanya barang-barang rusak yang tidak bisa dikembalikan ke supplier. Biaya plastik pembungkus juga cukup besar karena pelanggan bisa membuka barang, sehingga resiko plastik pembungkus sobek atau rusak cukup besar. Warehouse management consultant memberikan penjelasan bahwa kerusakan plastik pasti akan menurun karena penerapan sistem display barang. Dan jumlah tenaga kerja akan berkurang sangat jauh. Dimana sebelumnya, pelanggan dilayani 2 sampai 3 orang, karena 1 orang yang mengikuti pelanggan dan menawarkan barang dan mencatat pesanan pelanggan, 1 orang yang mengambilkan barang, memperlihatkan pada pelanggan dan 1 orang lagi membereskan barang yang tak jadi diambil oleh pelanggan, membereskan kemasannya dan menempatkan di rak penempatan barang kembali.
Pengambilan barang oleh pelanggan dilakukan dalam bentuk bendel satu lusinan bukan pengambilan eceran atau pcs. Jadi pemasangan barcode untuk setiap pcs barang kurang memberikan manfaat. Sedangkan pemasangan barcode direncanakan pada plastik pembungkusnya karena bila menggunakan handtag menjadi lebih besar biaya untuk pengerjaannya. Pihak manajemen kurang menyetujui alternatif tindakan ini, karena dari sisi pengerjaan yang lama dan membutuhkan tambahan tenaga kerja yang akan mengerjakannya. Pemasangan kode barang pada plastik pembungkus memang jauh lebih efisien namun apabila di retur oleh pelanggan maka kode barang juga akan hilang karena pemasangannya di plastik pembungkus. Barang yang dijual 90 persen barang yang bersifat mode bukan repeat order kecuali seragam sekolah yang laku keras pada bulan-bulan tertentu. Sehingga apabila barang di retur dan akan diidentifikasi dengan kode barang sebelumnya akan mengalami kesulitan karena petugas gudang perlu mencari kembali barang yang sesuai di lokasi penempatan barang.
Pada prinsipnya pemberian kode barang adalah untuk kemudahan identifikasi barang sehingga menghindari kesalahan dalam identifikasi barang. Oleh karena itu satu barang dengan satu kode barang. Pemberian kode barang tidak harus menggunakan sistem barcode, prinsip identitas barang bisa terpenuhi. Penulisan kode barcode yang cukup panjang, lebih dari 10 digit lebih baik menggunakan barcode agar terhindar dari kesalahan penulisan dan kesulitan membaca tulisan tangan. Mengingat barang yang datang selalu berbeda motif dan mode maka setiap barang (jarang sekali terjadi repeat order, terutama supplier tidak membuat barang yang sama karena ketersediaan bahan yang terbatas) yang datang diputuskan untuk diberi kode barang baru. Apabila barang yang keluar gudang dapat diatur dalam bendel satu lusinan maka kode barang dapat diberikan satu untuk satu bendel lusinan sehingga pengerjaannya menjadi jauh lebih efisien.
Diperlukan rak penempatan barang supporting yang melayani pembelian eceran dengan lokasi yang ditetapkan dan di identifikasi melalui barang display. Informasi kode barang dan harga jual dapat dipasang di barang display dengan harga tertentu agar memudahkan untuk mengetahui harga jual. Setelah terjadi kesepakatan harga dengan pelanggan maka petugas akan membuat sales order dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. untuk kecepatan pengendalian stock, maka lokasi penempatan barang display perlu dipindah sesuai dengan kondisi stock di barang, agar petugas tidak memberikan perintah mencari barang ke gudang dan menyebabkan pelanggan menunggu pelayanan. Sistem ini perlu diatur karena pihak manajemen akhirnya tidak bersedia menggunakan sistem barcode. Apabila karyawan perlu mencari barang dengan menginput data kode barang untuk mengetahui jumlah persediaan barang dalam melayani pelanggan maka membutuhkan waktu dan investasi komputer.
Untuk pemindahan posisi display barang dilakukan apabila stock barang di gudang telah habis. Sistem kerja ini sangat mengandalkan ketertiban dan kedisiplinan karyawan dalam melaporkan setiap stock barang sudah tidak ada di gudang. agar memudahkan dan menghindari faktor lupa maka diterapkan sistem manajemen visualisasi, dimana semua barang yang berada pada posisi terakhir diberikan pembeda warna. Dengan langkah demikian maka setiap karyawan bisa mengetahui bahwa barang tersebut adalah barang terakhir di gudang.
Dengan menerapkan sistem pengkodean barang, pengaturan display, menyiapkan rak penempatan barang supporting, serta sistem manajemen visualisasi maka pengendalian stock dapat dilakukan dengan baik dan dengan biaya murah serta membutuhkan tenaga kerja yang jauh lebih sedikit. Langkah kreatif dalam menciptakan sistem manajemen yang tepat diperlukan untuk dapat bersaing di era persaingan yang semakin ketat.
Warehouse management consultant berbagi untuk mendatangkan manfaat, salam sukses selalu.
Support By Advisor :
Drs. Psi. Reksa Boeana
Link :
