Warehouse Management Series "One Day Delivery, Suatu Strategy untuk Unggul dalam persaingan".
Banyak perusahaan berubah dengan meningkatkan efisiensi dan meminta pada supplier untuk mengirimkan bahan tepat waktu. Jumlah stockpun mulai diturunkan hingga level terendah, beberapa telah menggunakan sistem kanban. Oleh karena itu supplier juga perlu berubah dan menetapkan strategi yang tepat untuk melayani kebutuhan pelanggannya. One day delivery bukan hanya tanggung jawab bagian gudang tetapi tanggung jawab seluruh team untuk bisa mewujudkan “One day Delivery”. Gudang bertanggung jawab untuk mencari barang dalam waktu 3 menit, dan bisa dilakukan oleh setiap karyawan bukan hanya petugas gudang. Kondisi ini menggambarkan bahwa gudang telah ditata dengan sistem manajemen gudang yang baik. Akurasi stock juga diperlukan agar dapat menjamin barang tersedia. Berarti melibatkan bagian administrasi yang perlu melakukan input data stock on time ( pada hari H). Kesediaan karyawan dibagian administrasi untuk menginput data dan tanggung jawab untuk menyelesaikannya juga dibutuhkan. Manajemen gudang juga perlu mengatur permintaan partai dan eceran. Situasi jalanan yang macet, perlu dipertimbangkan membuat stock point untuk melayani pelanggan dengan cepat, tepat dan efisien. Tentunya gudang stock point tidak terlalu besar maka perlu ditetapkan berdasarkan data penjualan tentang barang yang ditempatkan disana. Pertimbangan tentang ongkos bongkar muat barang perlu dihitung sehingga kita bisa menetapkan discount penjualan yang diberlakukan. Banyak kasus jauh lebih baik, penempatan barang di stock point digunakan untuk penjualan eceran dimana discountnya tentu lebih kecil daripada pengiriman ke grosir (penjualan partai).
Bagian pengiriman juga perlu berbenah, agar utilisasi penggunaan kendaraan menjadi lebih optimal. Apabila setiap pengiriman hanya dapat dilakukan 1 ritase per hari maka jumlah pengiriman hanya sejumlah kendaraan. Perlu di carikan alternatif untuk bisa melakukan pengiriman 2 ritase, untuk customer tertentu. Kedisiplinan Sopir dalam hadir kerja juga berpengaruh atas kecepatan pengiriman. Sopir yang direkrut berdasar keluarga, maka akan berpengaruh manakala ada acara keluarga seperti : hajatan khitan, menikah, anggota keluarga meninggal, tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja pengiriman. Sopir cadangan juga perlu di adakan untuk menunjang permasalahan-permasalahan ketidakhadiran sopir.
Bagian penjualan juga perlu melakukan perubahan. Dimana rencana kerja kunjungan penjualan perlu diatur antar salesman, sehingga salesman menempuh alur kerja kunjungan yang nantinya berpengaruh pada pengiriman barang. Bagian administrasi penjualan juga perlu mendukung strategy One Day delivery, dengan pengaturan sistem kerja dan tanggung jawab kerja yang tepat sehingga Delivery Order dapat dicetak pada hari kerja yang sama dengan Sales Order. Fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung kebijakan ini dipenuhi. Pengadaan kurir dan penjadualan pengantaran Delivery order diatur agar barang dapat disiapkan lebih cepat.
Kerjasama team diseluruh bagian sangat menentukan kemampuan atau kinerja perusahaan dalam menerapkan strateginya. Pengukuran atas waktu dan % pesanan yang harus dipenuhi diukur sehingga dapat diketahui perbaikan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja pengiriman “One day Delivery”.
Konsultan manajemen gudang berbagi, mudah-mudahan dapat bermanfaat untuk perbaikan kinerja pengiriman di perusahaan anda. Salam Sukses selalu.
Drs. S.Psi Reksa Boeana Advisor PT.E-Talenta
PRINSIP PENATAAN BARANG
Dalam manajemen gudang ada kaidah-kaidah penataan agar supaya performance gudang dapat dioptimalkan. Namun ada beberapa kaidah yang tidak bisa diterapkan manakala kondisi gudang tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan. Oleh karena itu ada prinsip yang masih bisa diterapkan dalam kondisi gudang yang sempit. Beberapa prinsip penataan tersebut adalah :
Setiap barang memiliki tempatnya sehingga memudahkan untuk menempatkan dan mencari barang kembali.
Setiap tempat memiliki alamat sebagai identitas lokasi penempatan barang.
Setiap alamat memiliki daftar alamat penempatan sehingga menjamin setiap orang mampu mencari barang dengan tepat.
Setiap istilah memiliki petunjuk dalam kamus barang, memudahkan petugas gudang untuk mengidentifikasi alamat penempatan barang.
Setiap alamat penempatan barang dipelihara dengan baik agar menjamin barang ditempatkan pada tempatnya.
Barang fast moving ditempatkan dalam jangkauan sehingga meminimalisasi pergerakkan petugas dalam menempatkan dan mengambil barang.
Barang fast moving tidak selamanya memiliki pergerakkan demikian, maka manajemen perlu melakukan penataan ulang barang di lokasi penempatan. Menata membutuhkan waktu 1 – 2 hari untuk transaksi selama 3 – 4 bulan.
Barang slow moving ditempatkan diluar jangkauan. Jauh dari lokasi pintu keluar masuk gudang. lokasi dekat pintu masuk dikhususkan untuk barang yang fast moving dan ketentuan khusus (berat).
Barang dikelompokkan dalam kelompok penempatan barang agar mudah untuk mengingat lokasi group penempatan barang dan menjamin kecepatan dalam mencari barang yang dibutuhkan. Dasar pengelompokan berdasar fungsi kegunaan, tipe / jenis atau nama barang. Pengelompokkan berdasar merk perlu dipertimbangkan dengan baik.
Penempatan barang yang memiliki seri nomor atau ukuran dilakukan dalam garis kelompok penempatan sehingga pergerakkan petugas menjadi lebih efisien.
Prinsip FIFO dalam penataan barang menjamin barang yang disimpan di gudang adalah barang yang terbaru. FIFO adalah barang yang masuk lebih dulu diupayakan untuk dapat keluar lebih dulu (First In First Out).
Penempatan barang yang ditumpuk keatas perlu diberi pengunci agar terhindar dari resiko barang terjatuh dan ditetapkan jumlah tinggi penumpukan maksimal agar packaging barang tidak rusak (prinsip menata di ruang penempatan yang sempit).
Jumlah tumpukan diperhitungkan agar memudahkan untuk melakukan pemeriksaan stock atau stock opname barang. ( mengubah opname sebulan lebih menjadi 3 hari kerja dengan akurasi yang dipertanggung jawabkan).
Menjamin kebenaran jumlah barang dalam packaging sehingga mempercepat proses pengecekan barang sebelum dilakukan pengiriman.
Variasi penumpukan barang yang berbeda maksimal 3 item penumpukkan agar mengurangi jumlah pergerakkan petugas manakala mengambil barang yang dibutuhkan (prinsip menata di ruang sempit).
Pengelompokkan barang berdasar dimensi dilakukan dalam upaya untuk mengoptimalkan lokasi penempatan barang di gudang.
Gang antar penempatan barang dibutuhkan untuk memudahkan petugas dalam melakukan pengecekan identitas dan jumlah barang dalam penempatan.
Prinsip menata untuk tujuan akhir, yaitu kecepatan dan ketepatan pelayanan. Tujuan akhir jauh lebih penting karena itu menyangkut performance gudang dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Prinsip Rapi bisa di wujudkan dengan menciptakan tempat untuk segala sesuatu sehingga segala sesuatu dapat ditempatkan pada tempatnya.
Prinsip lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam menata di ruang yang terbatas.
Demikian yang dapat kami bagikan, moga berbagi bisa mendatangkan manfaat. Salam sukses selalu.
Drs.Psi. Reksa Boeana
Advisor PT.E-Talenta
PENATAAN DIGUDANG ELEKTRONIK
Toko elektronik menawarkan banyak barang/item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.
Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).
Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.
Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.
Identifikasi barang dilakukan untuk melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.
Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu
Drs.Psi.Reksa Boeana
Advisor PT.E-Talenta
