Menata Barang Di Ruang Yang Sempit

Bagi pengelola gudang tentunya telah dan juga memahami bahwa perlu sistem penataan barang di gudang agar barang di gudang memudahkan ketika menempatkan dan mencari barang. Dalam menata diperlukan alamat penempatan dan identitas penempatannya sehingga setiap orang dapat mencari barang yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat. Namun yang menjadi persoalan adalah bila lokasi penempatan barang tidak cukup memadai, ruang penempatan di gudang menjadi sempit karena volume barang yang harus ditempatkan semakin bertambah.

                Sebagian besar pengelola gudang, berusaha untuk menempatkan barangnya dilokasi yang masih bisa ditempati barang. Kegiatan mengatur kembali penempatan barangpun dilakukan. Barang yang datang dicarikan lokasi untuk penempatannya. Aturan untuk menempatkan barang sesuai alamat penempatannya menjadi diabaikan. Prioritas utama adalah menerima barang yang datang dan menempatkan dilokasi gudang. Tak ada tempatpun dicarikan solusi untuk penempatannya. Hanya sebagian kecil dari pengelola gudang yang memberikan laporan pada pihak manajemen tentang kondisi penempatan barang di gudang. mengajukan usulan untuk melakukan pemecahan masalah dalam penempatan barang yang memudahkan ketika mencari barang kembali. Masalah muncul ketika barang yang dicari sulit ditempatkan, petugas gudang yang menaruh item barang tersebut berhalangan hadir.

                Pengelola gudang menjadi tersadar, bahwa kondisi penataan barang (lay out penataan barang) di gudang menjadi salah urus (mis management). Namun banyak pengelola gudang yang sadar tetapi tak mampu berbuat karena ruang penempatan barang di gudang sempit. Umumnya mereka menyalahkan manajemen karena mendatangkan jumlah barang yang melebihi kapasitas muat gudang. Sebagian yang mengambil tindakan menata ulang penempatan barang di gudang, namun belum mampu menunjukkan hasil yang berpengaruh pada perbaikan kinerja gudang.

Langkah yang kami lakukan ketika diminta untuk melakukan penataan dan meningkatkan kinerja gudang adalah sebagai berikut :

1.       Memilahkan penempatan barang berdasar pergerakkan barang (fast moving, medium moving, dan slow moving). Menempatkan barang slow moving di lokasi penempatan yang bisa membuka peluang barang fast moving ditempatkan di lokasi yang tak jauh dari pintu keluar dan masuk barang. Membatasi area dan volume penempatan barang slow moving dengan melakukan kalkulasi kebutuhan penempatan untuk barang fast dan medium moving.

2. Mengajukan usulan pada manajemen untuk melakukan cuci gudang dengan membuang barang yang rusak dan kurang memiliki nilai jual, membuat program penjualan dengan potongan khusus. Tindakan ini dilakukan bila lokasi yang direncanakan untuk penempatan barang slow moving tidak mencukupi.

3. Optimalisasi penempatan barang dengan memperbesar volume penempatan barang. Barang di pilahkan berdasar atas ukuran barang. Tindakan ini memungkinkan untuk meningkatkan volume penempatan barang dilokasi penempatan dan memudahkan pelaksanaan penataan barang.

4. Mengoptimalkan utilisasi penggunaan rak penempatan barang. Rak mampu dioptimalkan untuk penempatan barang. Penata gudang (desainer) perlu lebih dulu membuat data analisa atas pergerakkan barang untuk menentukan berapa jumlah barang yang tepat untuk di tempatkan dilokasi rak penempatan. Menghitung volume barang dan kebutuhan penempatan sehingga rak dapat dioptimalkan untuk penempatan item barang. Melakukan modifikasi rak penempatan barang serta merencanakan tahapan kerja untuk melakukan modifikasi rak dan menempatkan barang pada rak penempatan barang.

5. Hasil analisa pergerakkan barang masuk dan keluar, dapat digunakan sebagai dasar untuk menetapkan jumlah barang yang perlu ditempatkan dalam baris dan kolom penempatan. Tindakan ini diperlukan agar prinsip FIFO (First In First Out) dapat berjalan.

6. Memilahkan lokasi penempatan jumlah besar dan jumlah kecil. Barang jumlah besar dengan ukuran besar dapat ditata merapat dan diberikan tanda agar memudahkan untuk mencari barang dan melakukan penghitungan barang. Tanda dapat dituliskan seragam di sudut kanan atas. Sesuai dengan kebiasaan manusia untuk cenderung kekanan atas pada saat pertama kali. Barang jumlah sedikit ditempatkan dengan mempertimbangkan jumlah item yang besar. Variasi item barang yang ditempatkan menyebabkan efisiensi lokasi penempatan barang ( cara menata barang jumlah sedikit, dengan meminimalisasikan pergerakan dalam menempatkan dan mengambil barang).

7. Membuat daftar alamat penempatan barang sehingga memudahkan untuk mencari barang yang dibutuhkan. Sistem penataan yang baik, membutuhkan waktu dibawah 3 menit dalam mencari barang tanpa salah, dan variasi waktunya tidak terlalu besar antara petugas gudang dan non gudang.

Demikian yang dapat kami bagikan untuk dapat menjadi bahan pertimbangan dalam menata ulang lokasi penempatan barang di gudang yang sempit. Salam sukses selalu.

Drs. Psi. Reksa Boeana

Advisor PT.E-Talenta

Solution For Productivity Improvement

Link :
www.penataan-gudang.blogspot.com

Read More

Menentukan Kebutuhan Rak Penempatan Barang Di Gudang

Keunggulan dalam penjualan bukan hanya ditentukan oleh promosi tetapi pengaturan strategi untuk unggul dalam persaingan. Strategi mendahului promosi yang perlu dilakukan. Penataan barang sangat menentukan dalam menunjang strategi penjualan maka perlu dilakukan pengaturan yang tepat (Warehouse Management). Mengatur Gudang bukanlah menata barang, tetapi mengatur pergerakkan barang dengan tujuan agar jumlah pergerakkan seminimal mungkin, kecepatan dan ketepatan dalam mencari barang.

   

       Banyak rak penempatan barang dibuat berdasar standart atau ukuran umumnya, bukan diatur sesuai dengan kebutuhan atas barang yang ditempatkan. Rak etalase di pasar swalayan diatur sesuai dengan kondisi barang yang akan ditempatkan. Melalui pengaturan penataan barang sesuai dengan kondisi barang maka akan didapatkan penempatan yang optimum. Dimana ukuran dan susunan rak dibuat berbeda. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah :

1. Jumlah barang masuk dan barang keluar.

    Pergerakkan barang ini perlu diperhitungkan agar tidak terjadi penempatan barang yang berpindah  dan menyulitkan pencarian atau opname barang manakala ditempatkan lebih dari 2 lokasi.

2. Item barang dan ukuran barang

    Barang colly ditempatkan di rak penempatan dan lantai penempatan karena jumlah volume yang besar. Penempatan barang “eceran” / packing dos kecil dilakukan di rak penempatan. Jumlah barang “eceran” yang ditempatkan di rak adalah maksimal satu setengah colly. Dalam melakukan pengisian rak maka hanya ada 1 colly barang yang dibuka. Kondisi ini memudahkan dan mempercepat pelaksanaan pengecekan, akurasi penghitungan dalam opname barang. Dimensi ukuran dan jumlah barang yang akan disimpan dapat diketahui meter lari rak yang dibutuhkan.

3. Rencana penempatan barang.

   Berdasar atas data item barang dan dimensi dapat dibuat rencana susunan penataan barang. Susunan penataan 2, 3, 4 tumpuk lebih, dimana jumlah tinggi susunan barang digunakan sebagai penentu dalam mengatur ketinggian rak penempatan barang. Tentunya dalam menentukan ketinggian rak perlu ditambahkan faktor jarak bebas hambatan ( tidak terhalang ketika menempatkan barang).  % jumlah item barang yang ditempatkan optimal menentukan ketinggian rak yang dibutuhkan. Disamping itu perlu diperhitungkan kemudahan pengambilan barang, dimana hanya ada 1 rak penempatan barang yang tidak terjangkau oleh pengambilan secara manual oleh petugas gudang (umumnya 2 meter). 

      Dengan perhitungan kebutuhan penempatan barang maka gudang dapat difungsikan secara optimal dan memudahkan petugas gudang dalam menempatkan barang. Permasalahan kelebihan stock telah dapat diantisipasi sejak awal, sehingga alamat penempatan barang menjadi jelas dan memudahkan dalam pencarian barang.

Moga bermanfaat, salam sukses selalu

Drs. Psi. Reksa Boeana

Advisor PT.E-Talenta

Read More

Penataan Barang di Gudang,Menentukan Kecepatan Pelayanan

Toko elektronik menawarkan banyak barang/item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum

bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.
                Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).
                Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.
                Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.
                Identifikasi barang dilakukan melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu
Drs.Psi.Reksa Boeana
Advisor PT.E-Talenta

Read More

Penataan di Gudang Elektronik

Toko elektronik menawarkan banyak barang/item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum

bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.

                Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).

                Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.

                Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.

                Identifikasi barang dilakukan melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu

Drs.Psi.Reksa Boeana

Read More

PRINSIP PENATAAN BARANG

Dalam manajemen gudang ada sebuah kaidah-kaidah penataan agar performance gudang dapat dioptimalkan. Namun ada beberapa kaidah yang tidak bisa diterapkan manakala kondisi gudang tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan. Oleh karena itu ada prinsip yang masih bisa diterapkan dalam kondisi gudang yang sempit. Beberapa prinsip penataan tersebut adalah :

1. Setiap barang memiliki tempatnya masing-masing sehingga memudahkan untuk menempatkan dan mencari barang kembali. 
2.  Setiap tempat memiliki alamat sebagai identitas lokasi penempatan barang. 
3. Setiap alamat memiliki daftar alamat penempatan sehingga menjamin setiap orang mampu mencari barang dengan tepat. 
4. Setiap istilah memiliki petunjuk dalam kamus barang, memudahkan petugas gudang untuk mengidentifikasi alamat penempatan barang.
5. Setiap alamat penempatan barang dipelihara dengan baik agar menjamin barang ditempatkan pada tempatnya. 
6. Barang fast moving ditempatkan dalam jangkauan sehingga meminimalisasi pergerakkan petugas dalam menempatkan dan mengambil barang. 
7. Barang fast moving tidak selamanya memiliki pergerakkan demikian, maka manajemen perlu melakukan penataan ulang barang di lokasi penempatan. Menata membutuhkan waktu 1 – 2 hari untuk transaksi selama 3 – 4 bulan.
8. Barang slow moving ditempatkan diluar jangkauan. Jauh dari lokasi pintu keluar masuk gudang. lokasi dekat pintu masuk dikhususkan untuk barang yang fast moving dan ketentuan khusus (berat). 
9. Barang dikelompokkan dalam kelompok penempatan barang agar mudah untuk mengingat lokasi group penempatan barang dan menjamin kecepatan dalam mencari barang yang dibutuhkan. Dasar pengelompokan berdasar fungsi kegunaan, tipe / jenis atau nama barang. Pengelompokkan berdasar merk perlu dipertimbangkan dengan baik. 
10. Penempatan barang yang memiliki seri nomor atau ukuran dilakukan dalam garis kelompok penempatan sehingga pergerakkan petugas menjadi lebih efisien. 
11.  Prinsip FIFO dalam penataan barang menjamin barang yang disimpan di gudang adalah barang yang terbaru. FIFO adalah barang yang masuk lebih dulu diupayakan untuk dapat keluar lebih dulu (First In First Out). 
12. Penempatan barang yang ditumpuk keatas perlu diberi pengunci agar terhindar dari resiko barang terjatuh dan ditetapkan jumlah tinggi penumpukan maksimal agar packaging barang tidak rusak (prinsip menata di ruang penempatan yang sempit). 
13.  Jumlah tumpukan diperhitungkan agar memudahkan untuk melakukan pemeriksaan stock atau stock opname barang. ( mengubah opname sebulan lebih menjadi 3 hari kerja dengan akurasi yang dipertanggung jawabkan). 
14. Menjamin kebenaran jumlah barang dalam packaging sehingga mempercepat proses pengecekan barang sebelum dilakukan pengiriman. 
15.  Variasi penumpukan barang yang berbeda maksimal 3 item penumpukkan agar mengurangi jumlah pergerakkan petugas manakala mengambil barang yang dibutuhkan (prinsip menata di ruang sempit).
16. Pengelompokkan barang berdasar dimensi dilakukan dalam upaya untuk mengoptimalkan lokasi penempatan barang di gudang. 
17. Gang antar penempatan barang dibutuhkan untuk memudahkan petugas dalam melakukan pengecekan identitas dan jumlah barang dalam penempatan.   
18.  Prinsip menata untuk tujuan akhir, yaitu kecepatan dan ketepatan pelayanan. Tujuan akhir jauh lebih penting karena itu menyangkut performance gudang dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Prinsip Rapi bisa di wujudkan dengan menciptakan tempat untuk segala sesuatu sehingga segala sesuatu dapat ditempatkan pada tempatnya.
19. Prinsip lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam menata di ruang yang terbatas.

Demikian yang dapat kami bagikan, moga berbagi bisa mendatangkan manfaat. Salam sukses selalu.

Advisor PT.E-Talenta

Drs.Psi. Reksa Boeana

Read More

Warehouse Management dan Peningkatan Omzet Penjualan

Fenomena alamiah, bahwa setiap tahun target terus meningkat. Salesman dibuat bingung dan resah. Sebetulnya adalah suatu hal yang wajar, semua pelaku bisnis akan melakukan tindakan ini. Salesman yang tidak siap , selalu fokus pada alasan yang perlu disampaikannya. Biaya berganti tahun terus meningkat, termasuk kebutuhan hidup dan gaji karyawan. Target penjualan adalah solusi untuk bisa menyelesaikan masalah ini. Tak perlu dipertanyakan lagi bila terjadi peningkatan target setiap pergantian tahun.

Fokuslah pada apa yang bisa menghasilkan peningkatan omzet penjualan. Bukan terus melakukan hal yang sama, menawarkan barang pada pelanggan. Berapa jumlah peningkatan yang dapat dihasilkan dari seorang salesman? Tak banyak, kadang konsumen membeli karena ingin mencoba. Tak ada orang yang membeli banyak dengan mencoba. Oleh karena itu fokuslah pada faktor yang mampu secara konsisten meningkatkan penjualan anda. Faktor tersebut adalah :

 

1. Galilah kemampuan pelanggan untuk mengambil lebih.

           Kadang kala kemampuan pelanggan dalam membeli dan kapasitas penggunaan produknya kurang dianalisa oleh salesman. Mereka kebanyakan meminta order yang pernah terjadi transaksi sebelumnya. Kurang berusaha untuk memberikan pertimbangan yang menguntungkan pelanggan dengan mengambil lebih. Salesman dengan performance sales yang baik, selalu fokus pada kemampuan pelanggan.

2.  Menambah Jumlah Pelanggan Baru

              Banyak dari tenaga penjual setelah mencapai penjualan tertentu, ia lebih banyak fokus pada pelanggan lamanya. Mereka telah berada pada zona nyaman dengan komisi atau incentive penjualannya. Ada juga sebagian yang mengalami kesulitan untuk menambah customer baru karena khawatir pelayanan yang diberikan kepada pelanggan berkurang. Berbagilah agar kita dapat fokus dalam mencari pelanggan baru sehingga kita bisa capai target kita. Perhatikan salesman high achiever mereka tidak bekerja sendiri, ada yang membantu, mereka menciptakan team kerja yang baik dalam meningkatkan penjualannya.

   

3.   Kreatif untuk menciptakan Pelanggan Baru.

              Berpikirlah menjadi kreatif dalam menciptakan pelanggan baru. Bila kini anda menawarkan produk pada toko yang akan dijual kembali maka carilah alternative lainnya. Coba buka peluang untuk menawarkan produk pada proyek, Industri atau end user pengguna produk anda. Gunakan saluran penawaran anda dengan jalur yang berbeda. Gunakan fasilitas internet dalam membuat penawaran atas produk anda.

     

4.  Menjaga Konsistensi Pengambilan Pelanggan dan Mendengarkan Keluhannya.

              Ada sebagian salesman memiliki omzet penjualan yang cenderung tetap. Ia berusaha keras bekerja untuk mendapatkan order tetapi pencapaiannya tak bergerak signifikan. Ia lupa melakukan analisa atas setiap pengambilan yang dilakukan oleh pelanggannya. Pelanggan yang tak mengambil rutin juga tak pernah dilakukan follow up, dan mencari penyebab mengapa pelanggan tidak melakukan pengambilan rutin. Coba dengarkan setiap keluhan pelanggan dan lakukan upaya untuk memperbaikinya bersama team anda. Lihatlah penjualan anda meningkat dengan sendirinya secara signifikan.

5.  Menambah variasi item yang ditawarkan.

                Menambah variasi item yang dijual dan menawarkan kepada pelanggan, mampu meningkatkan peluang penjualan bertambah. Lakukan analisa dan cari informasi tentang kebutuhan pelanggan. sampaikan hasil analisa anda dan team pada pihak manajemen untuk dapat ditindak lanjuti. Item baru ditambahkan, berarti penjualan anda juga memiliki peluang naik. Target naik memang seharusnya demikian, kita fokus pada upaya peningkatan penjualan.

 

6.   Memberikan Pelayanan yang Tepat dan Memuaskan

            Kunci kepuasan pelanggan adalah kemampuan team dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan bukan pada transaksi penjualannya. Melakukan pengukuran atas kunci utama dalam memuaskan pelanggan mampu melakukan identifikasi atas sumber perbaikan pelayanan. Kecepatan pelayanan yang diukur melalui leadtime pemenuhan order penjualan adalah salah satu tujuan warehouse management. warehouse management juga mengatur ketepatan pengiriman melalui sehingga tidak terjadi salah salah kirim barang. Warehouse management yang baik juga menjamin akurasi stock barang dimana perlu dilakukan pengukuran melalui jumlah selisih item dan total selisih. Perbaikan atas Komponen-komponen pengukuran ini mampu memuaskan pelanggan. kepuasan pelanggan berarti repeat order penjualan dan meningkatkan kepercayaan untuk terjadinya peningkatan pencapaian penjualan.

Warehouse Management Consultant menyampaikan,

 " Selamat lakukan analisa untuk peningkatan kinerja penjualan anda. "

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu

Management PT.E-Talenta

Support By Advisor Reksa Boeana, S.Psi

Link : 

www.etalenta-pt.blogspot.com

www.konsultanwarehouse.com

Read More

Sistem Operasional Manajemen Gudang

Sistem Operasional Manajemen Gudang

Selisih stock merupakan indikasi sistem operasional manajemen gudang belum diatur dengan baik atau belum dijalankan secara optimal. Salah satu penyebab selisih stock adalah kurang pahamnya petugas gudang tentang sistem operasional manajemen gudang yang baik. Bila karyawan telah dibekali pelatihan yang cukup tentang sistem operasional manajemen gudang maka mereka dapat mengidentifikasi faktor penyebab selisih di gudang sehingga tumbuh sikap disiplin dalam menjalankan sistem operasional manajemen gudang.

Banyak frekuensi kasus yang terjadi dalam penanganan manajemen gudang, pada umumnya mereka tidak memahami sistem operasional manajemen gudang yang tepat. Kesimpulan ini didapat karena mereka dengan penuh keyakinan menceritakan jalannya operasional gudang yang berlaku tanpa ada pendapat tentang sistem yang berjalan saat ini. Ada sebagian kecil yang telah memahami adanya penyebab selisih stock dengan memberikan usulan ketika observasi dan wawancara dilakukan. Melalui action learning dalam memberikan pemahaman maka mereka bisa menemukan sendiri faktor penyebab selisih stock digudang. Action learning memudahkan mereka untuk memahami sistem operasional manajemen gudang yang keliru, memperbaiki sistem manajemen gudang dan mengurangi penolakan ketika melakukan implementasi perbaikan. Setiap langkah perbaikan gudang yang dilakukan atas inisitaif dan pendapat mereka, pihak konsultan mengarahkan dengan pertanyaan yang tepat sehingga mereka mampu menghasilkan ide perbaikan gudang yang diharapkan. Dengan demikian, mereka melakukan perbaikan gudang atas dasar pendapat mereka sendiri.

Hal yang tak kalah penting adalah masalah kebijakan yang diterapkan. Toleransi atas kejadian selisih stock akan membuat pengawas gudang bekerja dengan nyaman dan tidak memandang masalah selisih stock sebagai masalah yang perlu dicarikan solusinya. Dalam penanganan manajemen gudang, konsultan gudang menyarankan agar dilakukan tindakan tegas atas kejadian selisih stock. Bukan permasalahan nilai selisihnya yang mungkin kecil tetapi dampak pada service atau pelayanan kepada pelanggan, perusahaan tidak dapat menepati janji dalam mengirimkan barang sesuai dengan pesanan.

Langkah awal yang perlu dilakukan konsultan gudang adalah membentuk keyakinan pada pekerja bahwa kejadian selisih stock adalah kesalahan yang berakibat fatal pada image perusahaan. Pelayanan ke pelanggan menjadi kurang baik. Kita mampu bekerja tanpa selisih manakala kita telah meyakini bahwa sistem manajemen gudang yang diterapkan sudah tepat dimana kita tidak bisa lagi menemukan celah terjadinya selisih stock. Proses ini membutuhkan waktu, sampai seluruh karyawan gudang dapat memahami bahwa mereka mampu bekerja tanpa selisih. Merekapun bersedia untuk mengganti barang apabila terjadi selisih. Setelah ditumbuhkan keyakinan, maka cara kerja sistem operasional manajemen gudang dan sistem penataan barang diubah untuk dapat memenuhi sebagai sistem yang tepat diimplementasikan. Hasilnya adalah gudang dengan 14.000 item spareparts mampu menunjukkan kinerjanya tanpa selisih stock, termasuk setelah 2 tahun kami sebagai konsultan manajemen tidak lagi melakukan supervisi. Kami mendapatkan laporan dari rekan accounting kami yang masih melanjutkan kontrak kerja supervisinya.

Dalam melakukan identifikasi penyebab selisih maka perlu dilakukan deteksi faktor penyebab selisih dari sumber penyebab selisih yaitu :

1. proses penerimaan barang
2. barang rusak dalam penyimpanan dan sistem penanganan dan pencatatanya.
3. Proses pengeluaran barang
4. Proses Opname barang
5. Peluang barang hilang selama dalam penyimpanan.

Pihak manajemen bersama konsultan melakukan identifikasi tentang faktor penyebab terjadinya masalah dalam sistem operasional gudang. bukan menyalahkan pada penanggung jawab gudang atau pekerjanya tetapi lebih fokus pada faktor penyebab penyimpangan. Dengan melakukan tindakan ini maka manajemen mendapat dukungan penuh dari karyawan sehingga mampu mengidentifikasi detail penyebab masalah dalam sistem operasional gudang.

Sumber :
http://etalenta-pt.blogspot.com/p/warehouse.html
http://konsultanwarehouse.com

Read More

Warehouse Management Series

Warehouse Management Series "One Day Delivery, Suatu Strategy untuk Unggul dalam persaingan".

Banyak perusahaan berubah dengan meningkatkan efisiensi dan meminta pada supplier untuk mengirimkan bahan tepat waktu. Jumlah stockpun mulai diturunkan hingga level terendah, beberapa telah menggunakan sistem kanban. Oleh karena itu supplier juga perlu berubah dan menetapkan strategi yang tepat untuk melayani kebutuhan pelanggannya. One day delivery bukan hanya tanggung jawab di bagian gudang tetapi tanggung jawab seluruh team untuk bisa mewujudkan “One day Delivery”. Gudang bertanggung jawab untuk mencari barang dalam waktu 3 menit, dan bisa dilakukan oleh setiap karyawan bukan hanya petugas gudang. Kondisi ini menggambarkan bahwa gudang telah ditata dengan sistem manajemen gudang yang baik. Akurasi stock juga diperlukan agar dapat menjamin barang tersedia. Berarti melibatkan bagian administrasi yang perlu melakukan input data stock on time ( pada hari H). Kesediaan karyawan dibagian administrasi untuk menginput data dan tanggung jawab untuk menyelesaikannya juga dibutuhkan. Manajemen gudang juga perlu mengatur permintaan partai dan eceran. Situasi jalanan yang macet, perlu dipertimbangkan membuat stock point untuk melayani pelanggan dengan cepat, tepat dan efisien. Tentunya gudang stock point tidak terlalu besar maka perlu ditetapkan berdasarkan data penjualan tentang barang yang ditempatkan disana. Pertimbangan tentang ongkos bongkar muat barang perlu dihitung sehingga kita bisa menetapkan discount penjualan yang diberlakukan. Banyak kasus jauh lebih baik, penempatan barang di stock point digunakan untuk penjualan eceran dimana discountnya tentu lebih kecil daripada pengiriman ke grosir (penjualan partai).

Bagian pengiriman juga perlu berbenah, agar utilisasi penggunaan kendaraan menjadi lebih optimal. Apabila setiap pengiriman hanya dapat dilakukan 1 ritase per hari maka jumlah pengiriman hanya sejumlah kendaraan. Perlu di carikan alternatif untuk bisa melakukan pengiriman 2 ritase, untuk customer tertentu. Kedisiplinan Sopir dalam hadir kerja juga berpengaruh atas kecepatan pengiriman. Sopir yang direkrut berdasar keluarga, maka akan berpengaruh manakala ada acara keluarga seperti : hajatan khitan, menikah, anggota keluarga meninggal, tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja pengiriman. Sopir cadangan juga perlu di adakan untuk menunjang permasalahan-permasalahan ketidakhadiran sopir.
Bagian penjualan juga perlu melakukan perubahan. Dimana rencana kerja kunjungan penjualan perlu diatur antar salesman, sehingga salesman menempuh alur kerja kunjungan yang nantinya berpengaruh pada pengiriman barang. Bagian administrasi penjualan juga perlu mendukung strategy One Day delivery, dengan pengaturan sistem kerja dan tanggung jawab kerja yang tepat sehingga Delivery Order dapat dicetak pada hari kerja yang sama dengan Sales Order. Fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung kebijakan ini dipenuhi. Pengadaan kurir dan penjadualan pengantaran Delivery order diatur agar barang dapat disiapkan lebih cepat.
Kerjasama team diseluruh bagian sangat menentukan kemampuan atau kinerja perusahaan dalam menerapkan strateginya. Pengukuran atas waktu dan % pesanan yang harus dipenuhi diukur sehingga dapat diketahui perbaikan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja pengiriman “One day Delivery”.
Konsultan manajemen gudang berbagi, mudah-mudahan dapat bermanfaat untuk perbaikan kinerja pengiriman di perusahaan anda. Salam Sukses selalu.
Drs. S.Psi Reksa Boeana Advisor PT.E-Talenta

Sumber :
http://etalenta-pt.blogspot.com/p/warehouse.html
http://konsultanwarehouse.com

Read More

Jasa Konsultan Warehouse

1. Warehouse Management Audit

Jasa audit untuk melakukan identifikasi penyebab kerusakan barang, selisih stock, data stock yang tidak up to date dan kesalahan-kesalahan kerja yang berkaitan dengan prosedur penerimaan, pengeluaran, penataan barang, perlakuan atas barang titipan pelanggan dan barang-barang rusak yang disimpan di gudang. Pihak manajemen mendapatkan informasi tentang prosedur dan cara kerja yang perlu dibenahi dan distandarisasi sebagai pedoman kerja bagi pengelola dan petugas gudang.

2. Warehouse Inventory Accuracy Audit.

Jasa audit untuk mengidentifikasi permasalahan mengenai akurasi data stock dengan melakukan identifikasi atas prosedur kerja penerimaan dan pengeluaran barang di gudang, cara kerja opname barang, dan identifikasi arus tenaga kerja dan barang terhadap peluang kehilangan barang.

3. Warehouse Productivity Audit

Jasa audit dalam mengidentifikasi faktor penyebab kecepatan mencari barang, lead time pengiriman barang ke pelanggan, pengukuran produktifitas kerja karyawan gudang, pengukuran utilisasi kendaraan pengiriman, pengukuran atas kesalahan-kesalahan kerja, faktor-faktor pendukung “One Day delivery”. Pihak manajemen mendapatkan informasi mengenai langkah kerja untuk dapat meningkatkan kinerja di gudang dalam mendukung strategi perusahaan.

4. Warehouse Lay out Design & Space Optimalization

Jasa konsultasi untuk membantu pihak manajemen dalam mendesign penempatan barang digudang sehingga kapasitas penempatan optimum dapat diwujudkan. Berdasar atas pergerakkan barang pihak konsultan, mendesign kebutuhan penempatan dari setiap item barang dan peluang terjadinya penambahan item barang karena kondisi bisnis perusahaan. Membantu manajemen dalam mengoptimalkan kapasitas penempatan barang di gudang, sehingga barang mudah terkontrol, cepat dalam mencari item barang yang dibutuhkan.

5. Warehouse Standart Operating Procedur

Jasa konsultasi dalam memberikan pelatihan pemahaman kepada petugas gudang tentang pentingnya Standart Operating Prosedur sehingga mendapatkan komitmen kedisiplinan dalam menjalankan SOP (Standart Operating Procedure). Membantu manajemen dalam menyusun Standart Operating Procedur di gudang.

6. Warehouse Organization structure dan job Description

Jasa konsultasi dalam mendesign pembagian tugas bagi karyawan di gudang. pihak konsultan mendesign Struktur Organisasi dan Job description sehingga masing-masing petugas menjadi paham tentang peran mereka dalam menunjang sasaran perusahaan.

7. Warehouse Productivity Improvement

Jasa konsultasi dalam upaya meningkatkan kinerja produktifitas gudang. mengidentifikasi permasalahan, melakukan pengukuran awal, memberikan saran perbaikan, melakukan sosialisasi rencana kerja perbaikan, memantau dan mengontrol pelaksanaan action plan perbaikan, melakukan pengukuran akhir untuk mengetahui perbaikan yang telah terjadi. Mengimplementasikan strategi unggul “One Day Delivery”, mengoptimalkan kapasitas muat gudang, meningkatkan kinerja produktifitas karyawan gudang.

8. Warehouses Management Training

Paket pelatihan Warehouse Management dengan kepastian jadual public training dan desain pelatihan sesuai kasus di gudang perusahaan melalui program “in house training”.

Sumber :
http://etalenta-pt.blogspot.com/p/warehouse.html
http://konsultanwarehouse.com

Read More