Menata Barang Di Ruang Yang Sempit

Bagi pengelola gudang tentunya telah dan juga memahami bahwa perlu sistem penataan barang di gudang agar barang di gudang memudahkan ketika menempatkan dan mencari barang. Dalam menata diperlukan alamat penempatan dan identitas penempatannya sehingga setiap orang dapat mencari barang yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat. Namun yang menjadi persoalan adalah bila lokasi penempatan barang tidak cukup memadai, ruang penempatan di gudang menjadi sempit karena volume barang yang harus ditempatkan semakin bertambah.

                Sebagian besar pengelola gudang, berusaha untuk menempatkan barangnya dilokasi yang masih bisa ditempati barang. Kegiatan mengatur kembali penempatan barangpun dilakukan. Barang yang datang dicarikan lokasi untuk penempatannya. Aturan untuk menempatkan barang sesuai alamat penempatannya menjadi diabaikan. Prioritas utama adalah menerima barang yang datang dan menempatkan dilokasi gudang. Tak ada tempatpun dicarikan solusi untuk penempatannya. Hanya sebagian kecil dari pengelola gudang yang memberikan laporan pada pihak manajemen tentang kondisi penempatan barang di gudang. mengajukan usulan untuk melakukan pemecahan masalah dalam penempatan barang yang memudahkan ketika mencari barang kembali. Masalah muncul ketika barang yang dicari sulit ditempatkan, petugas gudang yang menaruh item barang tersebut berhalangan hadir.

                Pengelola gudang menjadi tersadar, bahwa kondisi penataan barang (lay out penataan barang) di gudang menjadi salah urus (mis management). Namun banyak pengelola gudang yang sadar tetapi tak mampu berbuat karena ruang penempatan barang di gudang sempit. Umumnya mereka menyalahkan manajemen karena mendatangkan jumlah barang yang melebihi kapasitas muat gudang. Sebagian yang mengambil tindakan menata ulang penempatan barang di gudang, namun belum mampu menunjukkan hasil yang berpengaruh pada perbaikan kinerja gudang.

Langkah yang kami lakukan ketika diminta untuk melakukan penataan dan meningkatkan kinerja gudang adalah sebagai berikut :

1.       Memilahkan penempatan barang berdasar pergerakkan barang (fast moving, medium moving, dan slow moving). Menempatkan barang slow moving di lokasi penempatan yang bisa membuka peluang barang fast moving ditempatkan di lokasi yang tak jauh dari pintu keluar dan masuk barang. Membatasi area dan volume penempatan barang slow moving dengan melakukan kalkulasi kebutuhan penempatan untuk barang fast dan medium moving.

2. Mengajukan usulan pada manajemen untuk melakukan cuci gudang dengan membuang barang yang rusak dan kurang memiliki nilai jual, membuat program penjualan dengan potongan khusus. Tindakan ini dilakukan bila lokasi yang direncanakan untuk penempatan barang slow moving tidak mencukupi.

3. Optimalisasi penempatan barang dengan memperbesar volume penempatan barang. Barang di pilahkan berdasar atas ukuran barang. Tindakan ini memungkinkan untuk meningkatkan volume penempatan barang dilokasi penempatan dan memudahkan pelaksanaan penataan barang.

4. Mengoptimalkan utilisasi penggunaan rak penempatan barang. Rak mampu dioptimalkan untuk penempatan barang. Penata gudang (desainer) perlu lebih dulu membuat data analisa atas pergerakkan barang untuk menentukan berapa jumlah barang yang tepat untuk di tempatkan dilokasi rak penempatan. Menghitung volume barang dan kebutuhan penempatan sehingga rak dapat dioptimalkan untuk penempatan item barang. Melakukan modifikasi rak penempatan barang serta merencanakan tahapan kerja untuk melakukan modifikasi rak dan menempatkan barang pada rak penempatan barang.

5. Hasil analisa pergerakkan barang masuk dan keluar, dapat digunakan sebagai dasar untuk menetapkan jumlah barang yang perlu ditempatkan dalam baris dan kolom penempatan. Tindakan ini diperlukan agar prinsip FIFO (First In First Out) dapat berjalan.

6. Memilahkan lokasi penempatan jumlah besar dan jumlah kecil. Barang jumlah besar dengan ukuran besar dapat ditata merapat dan diberikan tanda agar memudahkan untuk mencari barang dan melakukan penghitungan barang. Tanda dapat dituliskan seragam di sudut kanan atas. Sesuai dengan kebiasaan manusia untuk cenderung kekanan atas pada saat pertama kali. Barang jumlah sedikit ditempatkan dengan mempertimbangkan jumlah item yang besar. Variasi item barang yang ditempatkan menyebabkan efisiensi lokasi penempatan barang ( cara menata barang jumlah sedikit, dengan meminimalisasikan pergerakan dalam menempatkan dan mengambil barang).

7. Membuat daftar alamat penempatan barang sehingga memudahkan untuk mencari barang yang dibutuhkan. Sistem penataan yang baik, membutuhkan waktu dibawah 3 menit dalam mencari barang tanpa salah, dan variasi waktunya tidak terlalu besar antara petugas gudang dan non gudang.

Demikian yang dapat kami bagikan untuk dapat menjadi bahan pertimbangan dalam menata ulang lokasi penempatan barang di gudang yang sempit. Salam sukses selalu.

Drs. Psi. Reksa Boeana

Advisor PT.E-Talenta

Solution For Productivity Improvement

Link :
www.penataan-gudang.blogspot.com

Read More

Menentukan Kebutuhan Rak Penempatan Barang Di Gudang

Keunggulan dalam penjualan bukan hanya ditentukan oleh promosi tetapi pengaturan strategi untuk unggul dalam persaingan. Strategi mendahului promosi yang perlu dilakukan. Penataan barang sangat menentukan dalam menunjang strategi penjualan maka perlu dilakukan pengaturan yang tepat (Warehouse Management). Mengatur Gudang bukanlah menata barang, tetapi mengatur pergerakkan barang dengan tujuan agar jumlah pergerakkan seminimal mungkin, kecepatan dan ketepatan dalam mencari barang.

   

       Banyak rak penempatan barang dibuat berdasar standart atau ukuran umumnya, bukan diatur sesuai dengan kebutuhan atas barang yang ditempatkan. Rak etalase di pasar swalayan diatur sesuai dengan kondisi barang yang akan ditempatkan. Melalui pengaturan penataan barang sesuai dengan kondisi barang maka akan didapatkan penempatan yang optimum. Dimana ukuran dan susunan rak dibuat berbeda. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah :

1. Jumlah barang masuk dan barang keluar.

    Pergerakkan barang ini perlu diperhitungkan agar tidak terjadi penempatan barang yang berpindah  dan menyulitkan pencarian atau opname barang manakala ditempatkan lebih dari 2 lokasi.

2. Item barang dan ukuran barang

    Barang colly ditempatkan di rak penempatan dan lantai penempatan karena jumlah volume yang besar. Penempatan barang “eceran” / packing dos kecil dilakukan di rak penempatan. Jumlah barang “eceran” yang ditempatkan di rak adalah maksimal satu setengah colly. Dalam melakukan pengisian rak maka hanya ada 1 colly barang yang dibuka. Kondisi ini memudahkan dan mempercepat pelaksanaan pengecekan, akurasi penghitungan dalam opname barang. Dimensi ukuran dan jumlah barang yang akan disimpan dapat diketahui meter lari rak yang dibutuhkan.

3. Rencana penempatan barang.

   Berdasar atas data item barang dan dimensi dapat dibuat rencana susunan penataan barang. Susunan penataan 2, 3, 4 tumpuk lebih, dimana jumlah tinggi susunan barang digunakan sebagai penentu dalam mengatur ketinggian rak penempatan barang. Tentunya dalam menentukan ketinggian rak perlu ditambahkan faktor jarak bebas hambatan ( tidak terhalang ketika menempatkan barang).  % jumlah item barang yang ditempatkan optimal menentukan ketinggian rak yang dibutuhkan. Disamping itu perlu diperhitungkan kemudahan pengambilan barang, dimana hanya ada 1 rak penempatan barang yang tidak terjangkau oleh pengambilan secara manual oleh petugas gudang (umumnya 2 meter). 

      Dengan perhitungan kebutuhan penempatan barang maka gudang dapat difungsikan secara optimal dan memudahkan petugas gudang dalam menempatkan barang. Permasalahan kelebihan stock telah dapat diantisipasi sejak awal, sehingga alamat penempatan barang menjadi jelas dan memudahkan dalam pencarian barang.

Moga bermanfaat, salam sukses selalu

Drs. Psi. Reksa Boeana

Advisor PT.E-Talenta

Read More

Penataan Barang di Gudang,Menentukan Kecepatan Pelayanan

Toko elektronik menawarkan banyak barang/item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum

bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.
                Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).
                Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.
                Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.
                Identifikasi barang dilakukan melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu
Drs.Psi.Reksa Boeana
Advisor PT.E-Talenta

Read More

Penataan di Gudang Elektronik

Toko elektronik menawarkan banyak barang/item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum

bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.

                Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).

                Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.

                Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.

                Identifikasi barang dilakukan melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu

Drs.Psi.Reksa Boeana

Read More

PRINSIP PENATAAN BARANG

Dalam manajemen gudang ada sebuah kaidah-kaidah penataan agar performance gudang dapat dioptimalkan. Namun ada beberapa kaidah yang tidak bisa diterapkan manakala kondisi gudang tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan. Oleh karena itu ada prinsip yang masih bisa diterapkan dalam kondisi gudang yang sempit. Beberapa prinsip penataan tersebut adalah :

1. Setiap barang memiliki tempatnya masing-masing sehingga memudahkan untuk menempatkan dan mencari barang kembali. 
2.  Setiap tempat memiliki alamat sebagai identitas lokasi penempatan barang. 
3. Setiap alamat memiliki daftar alamat penempatan sehingga menjamin setiap orang mampu mencari barang dengan tepat. 
4. Setiap istilah memiliki petunjuk dalam kamus barang, memudahkan petugas gudang untuk mengidentifikasi alamat penempatan barang.
5. Setiap alamat penempatan barang dipelihara dengan baik agar menjamin barang ditempatkan pada tempatnya. 
6. Barang fast moving ditempatkan dalam jangkauan sehingga meminimalisasi pergerakkan petugas dalam menempatkan dan mengambil barang. 
7. Barang fast moving tidak selamanya memiliki pergerakkan demikian, maka manajemen perlu melakukan penataan ulang barang di lokasi penempatan. Menata membutuhkan waktu 1 – 2 hari untuk transaksi selama 3 – 4 bulan.
8. Barang slow moving ditempatkan diluar jangkauan. Jauh dari lokasi pintu keluar masuk gudang. lokasi dekat pintu masuk dikhususkan untuk barang yang fast moving dan ketentuan khusus (berat). 
9. Barang dikelompokkan dalam kelompok penempatan barang agar mudah untuk mengingat lokasi group penempatan barang dan menjamin kecepatan dalam mencari barang yang dibutuhkan. Dasar pengelompokan berdasar fungsi kegunaan, tipe / jenis atau nama barang. Pengelompokkan berdasar merk perlu dipertimbangkan dengan baik. 
10. Penempatan barang yang memiliki seri nomor atau ukuran dilakukan dalam garis kelompok penempatan sehingga pergerakkan petugas menjadi lebih efisien. 
11.  Prinsip FIFO dalam penataan barang menjamin barang yang disimpan di gudang adalah barang yang terbaru. FIFO adalah barang yang masuk lebih dulu diupayakan untuk dapat keluar lebih dulu (First In First Out). 
12. Penempatan barang yang ditumpuk keatas perlu diberi pengunci agar terhindar dari resiko barang terjatuh dan ditetapkan jumlah tinggi penumpukan maksimal agar packaging barang tidak rusak (prinsip menata di ruang penempatan yang sempit). 
13.  Jumlah tumpukan diperhitungkan agar memudahkan untuk melakukan pemeriksaan stock atau stock opname barang. ( mengubah opname sebulan lebih menjadi 3 hari kerja dengan akurasi yang dipertanggung jawabkan). 
14. Menjamin kebenaran jumlah barang dalam packaging sehingga mempercepat proses pengecekan barang sebelum dilakukan pengiriman. 
15.  Variasi penumpukan barang yang berbeda maksimal 3 item penumpukkan agar mengurangi jumlah pergerakkan petugas manakala mengambil barang yang dibutuhkan (prinsip menata di ruang sempit).
16. Pengelompokkan barang berdasar dimensi dilakukan dalam upaya untuk mengoptimalkan lokasi penempatan barang di gudang. 
17. Gang antar penempatan barang dibutuhkan untuk memudahkan petugas dalam melakukan pengecekan identitas dan jumlah barang dalam penempatan.   
18.  Prinsip menata untuk tujuan akhir, yaitu kecepatan dan ketepatan pelayanan. Tujuan akhir jauh lebih penting karena itu menyangkut performance gudang dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Prinsip Rapi bisa di wujudkan dengan menciptakan tempat untuk segala sesuatu sehingga segala sesuatu dapat ditempatkan pada tempatnya.
19. Prinsip lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam menata di ruang yang terbatas.

Demikian yang dapat kami bagikan, moga berbagi bisa mendatangkan manfaat. Salam sukses selalu.

Advisor PT.E-Talenta

Drs.Psi. Reksa Boeana

Read More